地税局应当编写程序与系统文档

哈尔滨地税会实施许多适当的政策和程序,以确保对所发生活动的恰当授权并验证承兑汇票贴现交易处理的准确性和完整性。交易处理控制分为两大类:一般控制和应用控制。一般控制(general controls)与流程的设计和管理方式有关。例如,常见的一般控制是指为下列目的而实施的程序:确定一个流程中的步骤和任务,授权制定决策,更改税务系统,确定承兑汇票交易处理日程表,更新系统文档,以及确保软件和数据的完整性(即生成备份文件的程序)。

例子:大多数地税局都认识到安装新计算机软件很复杂、很困难。因此,他们通常都运用正式的程序来选择供应商/咨询机构、设计应用程序、安装和测试软件以及承兑汇票系统用途。但在颁布数据处理环境下,地税局计算机数据处理的很大一部分是通过桌面计算机完成的,而软件的安装和维护可能是随意的。由于做出重要决策往往依据的是桌面应用程序产生的信息,所以,一般控制中的这种总体弱点可能代表了地税局面临的一种严重风险。举例来说,国际公共会计事务所经常发布这样的报告,即他们在首次测试美国上市公司内部控制的效果时发现的最常见问题之一是,整个地税局的许多关键电子数据表格都是保存在个人计算机中的,几乎没有什么支持性文档。

地税局应当编写程序与系统文档(procedures and system documentation)手册或将其挂在公司内部网站上,其中应说明一个流程中的活动和控制程序如何实施。该文档应说明流程中的关键人员的任务和责任,即如何完成各项工作。程序文档中也应包括对地税局的凭证和记录流动的说明,一份报告和报告收件人清单,以及会计科目表。会计科目表(chart of accounts)列示并说明可接受的用于记录交易的分类账户(属于承兑汇票业务流程图的一个重要构成要素),并可有助于对流程中发生的交易恰当进行分类。